Образцы профессиональных форматов писем

Хотя многие сообщения обрабатываются по электронной почте, печатные письма по-прежнему используются для официальной деловой переписки. Деловое письмо должно включать следующие компоненты:

Контактная информация писателя

Свидание

Контактная информация получателя

приветствие

Основная часть письма
Когда вы пишете деловое письмо, делайте его простым и целенаправленным, поэтому цель вашего письма ясна. Используйте первый абзац, чтобы представиться. Второй и третий абзацы объяснят, почему вы пишете и что запрашиваете у читателя. Завершите свое письмо, поблагодарив читателя за рассмотрение вашего запроса.

закрытие

Ваша подпись 

Ваша печатная подпись

Советы по форматированию делового письма

• Держите ваше письмо коротким. Достаточно двух-трех абзацев и одной страницы, оставляя место для вашей подписи внизу письма.
• Выберите простой шрифт, например Times New Roman, Arial или Calibri. Размер шрифта 12 пунктов легко читается.
• Пробел в вашем письме, пробел между каждым абзацем и до и после контактной информации и закрытия. Слева оправдать ваше письмо.

Просмотрите примеры и получите шаблон
Просмотрите образец отформатированного делового письма и загрузите бесплатный шаблон, который будет использоваться в качестве отправной точки для вашей собственной корреспонденции.

Когда вы отправляете электронные письма, чтобы подать заявку на работу, работу или бизнес-цели, важно правильно отформатировать каждый раздел вашего сообщения. Например, электронные письма легко теряются во входящих, если в них нет строки темы, или не получают второго взгляда, если в них есть опечатки или другие ошибки.

Вот как отформатировать деловую электронную почту:

Строка темы  — Это должно объяснить, почему вы пишете в нескольких словах.

Приветствие — Начните письмо с профессионального приветствия .

Тело Послания. Объясните, почему вы пишете как можно более кратко.

Закрытие. Завершите свое сообщение профессиональным заключением, как деловое письмо.

Подпись. Ваша подпись позволяет читателю связаться с вами. Укажите ваше полное имя, адрес электронной почты, номер телефона и адрес, если вы ожидаете письменного ответа.

Советы по форматированию сообщения электронной почты

• Напишите свои сообщения электронной почты, как и любую другую деловую переписку, с полными предложениями, абзацами и пробелом между каждым абзацем.
• Ключ к написанию и форматированию сообщений электронной почты — держать их короткими. Большинство людей не читают за пределами первого или второго абзаца, поэтому сделайте свою точку зрения в начале своего сообщения.

Примеры
просмотра Просмотрите примеры профессиональных сообщений электронной почты, которые  можно использовать для правильного форматирования собственных сообщений.

Чтобы быть эффективным, сопроводительное письмо, написанное для подачи заявки на работу, должно соответствовать базовому формату типичного делового письма. Включите в ваше письмо следующие разделы:

Ваши Контактные Данные

Свидание

Контактная информация работодателя

приветствие

Основная часть письма
Включите информацию о работе, на которую вы претендуете, почему вы подходите для этой должности и как вы будете действовать. Потратьте время, чтобы соответствовать вашей квалификации на работу. Используйте заключительный абзац, чтобы поблагодарить работодателя за внимание.

закрытие

Ваша подпись (печатное письмо)

Ваша печатная подпись

Советы по форматированию сопроводительного письма

• Не забудьте включить пробелы между абзацами и соответствующим приветствием и закрытием.
• Слева выровняйте свое письмо и используйте простой шрифт, такой как Arial, Verdana или Times New Roman.

Просмотрите примеры и получите шаблон
Просмотрите пример отформатированного сопроводительного письма и загрузите бесплатный шаблон, чтобы использовать его для написания собственных сопроводительных писем для работы.

Когда вы принимаете предложение о работе, рекомендуется написать официальное письмо о приеме на работу, чтобы подтвердить детали трудоустройства и официально принять предложение о работе. Письмо должно включать следующие элементы:

Ваши Контактные Данные

Свидание

приветствие

Основная часть письма Первый абзац письма должен включать вашу благодарность и признательность за предоставленную возможность. Далее, отметьте, что вы принимаете предложение. Укажите условия работы, включая зарплату, пособия и все, что вы договорились с работодателем. Последний абзац письма или письма подтверждает вашу дату начала. Также можно упомянуть, что вы с нетерпением ждете начала работы.

Закрытие (печатное письмо)

Ваша подпись 

Ваша печатная подпись

Если вы принимаете работу по электронной почте, укажите свое имя и контактную информацию после закрытия.

Просмотрите пример и получите шаблон
Просмотрите образцы писем о приеме на работу и загрузите бесплатный шаблон для создания собственного письма.

Письмо интерес , также известный как разведочного письмо или письмо — запрос, направляется в компании , которые могут быть найма , но не перечисленных конкретное открытие рабочих мест , чтобы подать заявку.

Ваше письмо о заинтересованности должно содержать информацию о том, почему компания вас интересует и почему ваши навыки и опыт могут быть полезны для компании. Письмо должно иметь следующий формат:

Ваши Контактные Данные

Свидание

Контактная информация компании

приветствие

Тело письма
Ваш первый параграф должен упомянуть, что вы предлагаете компании. Объясните, почему вы будете отличным новым наемником. Второй и третий абзацы должны содержать примеры того, как вы использовали свои сильные стороны в предыдущих ролях. Последний абзац письма должен включать запрос на встречу с компанией для обсуждения возможностей трудоустройства.

закрытие

Подпись
Не забудьте указать свою  контактную информацию в своей подписи (адрес электронной почты, телефон, почтовый адрес), если вы отправляете сообщение электронной почты, чтобы читатель мог с вами связаться. Для печатного письма укажите свое полное имя и подпишите его.

Включите ваше резюме
Отправьте копию своего резюме с вашим письмом о заинтересованности, чтобы работодатель мог просмотреть вашу полную историю работы, образование и квалификацию.

Просмотрите примеры и получите шаблон
Просмотрите примеры профессионально написанных писем о заинтересованности и загрузите бесплатный шаблон для создания собственной корреспонденции.

В рекомендательном письме должна быть предоставлена ​​информация о том, кто вы, ваша связь с человеком, которого вы рекомендуете, почему он квалифицирован и какие у него есть навыки. 

Справочное письмо должно быть отформатировано следующим образом:

приветствие

Основная часть письма Первый абзац рекомендательного письма описывает, как вы знаете человека, которого вы рекомендуете, и почему вы имеете право давать рекомендации. Второй и третий абзацы письма содержат информацию о том, почему человек имеет право на работу или в аспирантуру, что он может предложить и почему вы его одобряете. 

В следующем абзаце должно быть указано, что вы «настоятельно рекомендуете» или «настоятельно рекомендуете» человека.

Последний абзац содержит предложение предоставить больше информации. Включите адрес электронной почты и номер телефона в абзаце. Кроме того, укажите свой номер телефона и адрес электронной почты в разделе обратного адреса своего письма или свою подпись, если вы отправляете ссылку на электронную почту.

Закрытие  (печатное письмо)

Ваша подпись 

Ваша печатная подпись

Просмотрите примеры и получите шаблон
Просмотрите примеры профессионально написанных рекомендательных писем и загрузите бесплатный шаблон, чтобы использовать его для написания собственных рекомендаций.

Формат заявления об отставке должен быть кратким и фактическим. Вам не нужно включать больше информации, кроме факта вашей отставки и даты, когда ваша отставка вступит в силу.

Необязательная, но не обязательная информация, которую вы можете включить в заявление об отставке, — это ваша признательность за предоставленные вам возможности, причина ухода и предложение помочь вам при переходе с работы.

Вот как отформатировать заявление об отставке:

Ваши Контактные Данные

Свидание

Контактная информация работодателя

приветствие

Основная часть письма В первом абзаце вашего письма должно быть указано, что вы подаете в отставку, и указан ваш последний рабочий день. При желании вы можете еще раз поблагодарить компанию за предоставленные возможности, пока вы там работали. Также необязательно предложение помочь с переходом.

Закрытие  (печатное письмо)

Ваша подпись 

Ваша печатная подпись

Ознакомьтесь с примерами и получите шаблон
Ознакомьтесь с образцами писем об отставке и загрузите бесплатный шаблон, который можно использовать для написания собственного письма об отставке.

Когда вы пишете благодарственное письмо после собеседования, а также благодарите за собеседование, хорошей идеей является повторение, почему вы заинтересованы в работе, какова ваша квалификация, как вы можете внести значительный вклад и почему вы имеют право на должность.

Ваше письмо должно быть отформатировано следующим образом для письма по почте. Если вы отправляете письмо с благодарностью, укажите свое имя и «спасибо» в строке темы сообщения.

Ваши Контактные Данные

Свидание

Контактная информация работодателя

приветствие

Основная часть письма
Начните свое письмо, поблагодарив интервьюера за то время, которое они потратили на вас. В следующем параграфе укажите конкретные квалификации, которые делают вас сильным кандидатом на работу. Если было что-то, что вы хотели бы сказать на собеседовании, но не сделали этого, используйте третий абзац, чтобы упомянуть. Завершите свое письмо, повторив свою благодарность и заявив, что вы ждете ответа от менеджера по найму.

Закрытие  (печатное письмо)

Ваша подпись 

Ваша печатная подпись

Просмотрите примеры и получите шаблон
Просмотрите примеры форматированных благодарственных писем и электронных писем и загрузите бесплатный шаблон, чтобы использовать для написания своей корреспонденции.