Образцы писем, подтверждающих отставку сотрудника

От найма до увольнения, есть много аспектов управления сотрудниками . Часто забывают, что приходится иметь дело с сотрудником, покидающим компанию. Сотрудники уйдут по разным причинам: вернуться в школу, перейти к другим возможностям трудоустройства , поехать в путешествие, создать семью, из-за проблем со здоровьем или по любой другой причине.

Наличие установленной политики для общения с сотрудниками, которые покидают компанию, поможет вам отнестись к уходу сотрудника позитивно и уважительно.

В зависимости от размера вашей компании, вы можете рассмотреть возможность создания системы или процесса для обработки  писем об отставке . Наличие установленной политики для увольнений будет выглядеть профессионально и позволит вам и сотруднику расслабиться.

Когда сотрудник официально уходит в отставку, он будет обращаться к вам, чтобы обсудить следующие шаги, необходимые для обеспечения плавного перехода. Вы несете ответственность за предоставление профессиональных услуг по увольнению и разъяснение сотруднику таких вещей, как  требования об уведомлении ,  окончательное распределение зарплаты , статус вознаграждений работникам после увольнения, а также установление последней даты его работы. 

Одним из первых шагов в правильной политике увольнения является признание того, что вы принимаете запрос сотрудника на увольнение.

Как правило, сотрудник вышлет вам официальное заявление об отставке . Затем вы должны ответить официальным письмом, подтверждающим отставку.

Вот несколько советов по написанию профессионального официального письма, подтверждающего отставку сотрудника:

• Используйте формат делового письма. Поскольку это профессиональное письмо, вы должны использовать  формат делового письма  для вашего письма. В верхнем левом углу письма укажите свою контактную информацию, дату и контактную информацию сотрудника. Завершите письмо своей рукописной подписью, и ваше имя будет напечатано ниже.
• Примите отставку. Ваше письмо должно информировать работника о том, что вы получили и приняли его или ее заявление об отставке, и в нем должно быть четко указано его или ее официальный последний день работы с компанией.

Ниже приведены два примера писем от менеджера, принимающего отставку сотрудника. Используйте эти примеры, чтобы помочь вам написать собственное письмо.