Как оформить ваши торговые документы

Интернет оказал большое влияние на работу продаж, но есть один эффект, который вы, вероятно, не учли, хотя он и является базовым: перенос вашей деятельности по продажам в Интернет означает, что вы делаете больше продаж в письменной форме, а не в словесной форме. Это означает, что умение эффективно писать важнее, чем когда-либо, для продавцов .

Ваш тон голоса, громкость и тон имеют огромное влияние на то, как люди воспринимают ваш разговор. Во многом таким же образом, способ, которым вы выбираете форматирование ваших письменных фрагментов, может быть даже более значимым, чем слова, которые вы пишете. В конце концов, если документ очень плохо отформатирован, ваш потенциальный клиент может выбросить его, даже не прочитав. Когда это происходит, наличие самой убедительной рекламной кампании в мире не помогает.

То, как вы размещаете и форматируете то, что пишете, оказывает огромное влияние на их читабельность. Когда вы возьмете высокотехнологичную, трудную для чтения книгу и откроете ее на случайной странице, вы, вероятно, увидите множество длинных абзацев, сгруппированных близко друг к другу, мелким шрифтом. Вместо этого возьмите книгу, предназначенную для легкого чтения, и вы, вероятно, увидите короткие абзацы с достаточным пространством между ними. По сути, чем короче ваши предложения и абзацы, тем легче их будет читать. Короткие параграфы дают читателю множество разрывов между концепциями, которые вы представляете.

С любым видом торгового документа вы хотите сделать его максимально простым и приятным для ваших читателей. Это значит придерживаться более коротких абзацев, используя достаточно большой шрифт, чтобы его можно было легко прочитать. Также лучше придерживаться шрифта с засечками, который глазу легче обрабатывать, чем шрифт без засечек. Включите много пустого пространства, потому что это более успокаивает глаза. Это включает в себя избегание использования правильных полей в ваших документах — это сокращает пробелы и делает ваши абзацы более плотными.

Итак, насколько короткими должны быть ваши абзацы? Это зависит от характера вашего торгового документа. Социальные сети и «тизерные» посты в блогах должны использовать очень короткие абзацы — от 2 до 3 предложений на каждый абзац, вершины. Электронные рассылки и рекламные письма могут иметь несколько более длинные абзацы, но держать их на короткой стороне. Предложение о продаже может содержать несколько более длинные абзацы, поскольку важно, чтобы эти документы выглядели профессионально; более длинные и плотные абзацы придают документу более профессиональный вид.

При выборе шрифтов ограничьте себя двумя разными шрифтами в документе — один шрифт для заголовков и другой шрифт для основного текста. Поскольку заголовки, как правило, имеют больший размер шрифта, можно использовать шрифты без засечек; текст большего размера делает их достаточно читабельными. Держитесь подальше от действительно необычных или странно выглядящих шрифтов, таких как курсивный стиль или готические шрифты, которые труднее читать и могут выглядеть глупо, особенно в деловой среде. Использование выделенного жирным шрифтом и курсивом текста — лучший выбор, чем все заглавные или подчеркивания, которые также могут быть сложнее для чтения.

Когда вы закончите писать документ, отложите его на несколько часов и поработайте над чем-то другим. Когда вы вернетесь к документу, возьмите его и просто посмотрите на все это, а не читаете его. Как это выглядит для вас? С первого взгляда, говорит ли ваш инстинкт, что этот документ будет легко читать? Является ли шрифт достаточно большим и простым, чтобы подобрать некоторые слова, даже просто просматривая его? Заголовки очевидны и достаточно отличаются от основного текста, чтобы выскочить на вас?