3 сценария неправильного общения в сети

Есть так много способов общения в Интернете. Есть электронная почта, текстовые сообщения или обмен сообщениями через одно из многих приложений, которые его поддерживают. Но электронная почта или обмен сообщениями — не всегда самый эффективный способ общения. 

В определенных обстоятельствах вам следует избегать их. Конечно, легко спрятаться за компьютером и сказать то, что вы хотите сказать, с помощью клавиатуры. Но иногда вам нужно выйти в мир и использовать свой голос.

Вот три ситуации, в которых было бы лучше, если бы вы не нажимали «Отправить».

Избегайте нажатия кнопки Отправить для разрешения конфликта

Мы все были частью сообщения электронной почты или сообщения между двумя сторонами, пытающимися решить проблему. Иногда вы можете быть одним из двух основных участников или просто одним из многих людей, которых кто-то чувствовал себя обязанным включить вас.

С каждым ответом на электронное письмо или сообщение проблема обостряется. В конце концов, то, что было, возможно, относительно небольшой проблемой, превратилось в гораздо большую. Обычно это приводит к личной встрече между двумя сторонами, а также с руководителем или менеджером для разрешения конфликта.

Вместо того, чтобы использовать электронную почту или обмен сообщениями для разрешения конфликта, позвоните этому человеку или назначьте встречу лицом к лицу. Если вы являетесь получателем электронного письма или сообщения от кого-то другого, кто пытается решить проблему, не поддавайтесь искушению ответить по электронной почте. Поднимите трубку или войдите в офис другого человека и скажите: «Я получил ваше письмо и подумал, что будет лучше, если мы обсудим эту ситуацию один на один, а не по электронной почте. У вас есть несколько минут, чтобы поговорить? «

Если электронная почта — ваш единственный вариант , не копируйте по ней других людей. Это обостряет проблему. Если вы получили такое электронное письмо, не нажимайте «ответить всем». Просто ответьте только тому человеку, который отправил письмо. Если вы сделаете «ответить всем», в вашем ответе должно быть сказано: «Я ценю, что вы обратили мое внимание на эту ситуацию. Я позвоню вам через минуту, чтобы обсудить». Это предупредит всех, кто был скопирован, что вы решаете проблему один на один.

Не нажимайте Отправить, когда вы расстроены

После неприятной ситуации или взаимодействия нам нужен период охлаждения . Электронная почта и обмен сообщениями для этого не подходят; это мгновенно по замыслу. Вместо этого, как только вы успокоитесь, позвоните или посетите человека, чтобы обсудить ситуацию. Если вы получили едкое электронное письмо, избегайте желания ответить. Дайте себе время успокоиться, а затем позвоните этому человеку и попросите обсудить его лично.

В будущем заранее решите, что никогда не будете использовать электронную почту или сообщения, когда вы расстроены. Заключите с собой договор, не подлежащий обсуждению.

Если вы чувствуете потребность написать что-то, когда вы расстроены, напишите сообщение вручную. Не вводите его в электронном письме, даже если вы не собираетесь отправлять сообщение. Вы не будете первым, кто случайно нажал кнопку «отправить» вместо кнопки «сохранить».

Избегайте нажатия кнопки «Отправить», чтобы отправить плохие новости

Никто не любит получать плохие новости, и получение их по электронной почте или сообщению может добавить соли на рану. Вы когда-нибудь писали клиенту по электронной почте, чтобы сообщить ему, что его заказ задерживается?

Если ответ на любой из этих вопросов положительный, прекратите использовать электронную почту или сообщения для сообщения плохих новостей. Использование электронной почты или обмена сообщениями для сообщения плохих новостей может дать понять, что вам все равно или что проблема недостаточно важна, чтобы требовать вашего личного внимания. Когда вы используете электронную почту или сообщения для передачи плохих новостей, у вас нет возможности оценить реакцию человека. Скорее всего, люди будут разочарованы или расстроены. Если вы не сообщаете новости лично, их чувство разочарования может обостриться и создать еще более худшую ситуацию.

Наконец, когда вы используете электронную почту или сообщения в этом сценарии, вы выглядите трусливым. Клиенты, коллеги, начальники и друзья ценят людей, которые имеют смелость сообщать плохие новости лично.

Если вы не уверены, что ваше сообщение квалифицируется как плохая новость, спросите себя: «Хотел бы я получить электронное письмо или сообщение с таким типом новостей, или я бы предпочел, чтобы оно было передано лично?». Тогда действуйте соответственно.

Нет сомнений в том, что электронная почта или обмен сообщениями — это быстрое и эффективное средство связи, но не всегда подходящее. Следуйте приведенным выше инструкциям и избегайте использования электронной почты или сообщений, когда это неуместно.

Ссылка на основную публикацию