Как организовать успешное медиа-мероприятие

Один из самых простых способов получения бесплатной информации в вашей компании (часто называемый «заработанным СМИ») — это медиа-события. Независимо от того, объединяетесь ли вы с несколькими спонсорами, чтобы помочь менее удачливым, или проводите пресс- конференцию, чтобы объявить о выпуске продукта, вы должны предпринять определенные шаги, чтобы организовать успешное мероприятие для СМИ.

Рассылка вашего пресс-релиза поможет СМИ решить, достаточно ли освещена ваша история. Вот почему это помогает сохранить ваш пресс-релиз простым и никогда не использовать никакой рекламы. Станции и газеты ищут новости; они не ищут распродажи.

У вас есть окно для отправки вашего пресс-релиза. Вы не хотите отправлять его слишком рано, а потом его забывают или хоронят, и вы не хотите отправлять его слишком поздно, когда другие истории уже были назначены, и они просто не могут соответствовать вашему событию. Как правило, за 2–3 дня до вашего мероприятия достаточно предварительного уведомления.

Вы также хотите убедиться, что вы включили указания и любые специальные инструкции в свой пресс-релиз. Если штаб-квартира вашей компании находится в одном месте, но ваше мероприятие находится на вашем заводе в 30 милях от вас, вы должны четко указать это в своем выпуске.

После того, как вы отправили свой пресс-релиз, вы можете позвонить в редакцию газеты или продюсерам на телеканале, чтобы убедиться, что они его получили. Это все, что вы должны спросить.

Им часто открывается разговор о том, думают ли они, что смогут прийти или нет. Но даже если это не так, вы не хотите спрашивать, приходят ли они. Они будут там, если смогут, но не будут давать никаких обещаний.

Помните, что последние новости или тяжелые новости могут помешать им прийти в последнюю минуту. Вы не хотите приставать к ним, чтобы увидеть, придут ли они, даже в день мероприятия, когда вы стоите там и ждете, когда появятся репортеры.

Вы также хотите посмотреть время, когда вы делаете свой телефонный звонок. Звонок за 10 минут до 5 часов вечера может показаться вам концом дня, но для продюсера это 10 минут до ночных выпусков новостей. Лучшее время для звонка — обычно около 10 часов утра и с 1 до 14:30.

Все работают в сжатые сроки. Газеты установили время, когда они укладывают вопрос следующего дня в постель. Это означает, что если они придут на ваше мероприятие в 17:00 в четверг, покрытие может появиться не раньше субботы.

Телеканалы, как правило, транслируют утренние, полуденные, 5, 6, 10 и / или 11 часов вечера в течение недели, в зависимости от рынка ТВ . Получение освещения, если ваше медиа-событие начинается в 16:00, может быть очень сложным. Они не просто запрыгнут в свою новостную машину и будут ездить как сумасшедшие, чтобы твоя лента вышла в эфир к 5. Нужно написать сценарий и отредактировать ленту.

Планируйте время вашего мероприятия так, чтобы оно не только было удобно для репортеров, но и увеличивало ваши шансы получить более непосредственную информацию.

Как бы ни было заманчиво стать режиссером, не говорите репортеру, фотографам или видеооператорам, какие кадры вы хотите, чтобы они сделали. Вы хотите установить с ними определенную связь и начать отношения с газетой или телеканалом. Вы не будете заводить друзей, рассказывая им, как выполнять свою работу.

Если вы проводите мероприятие на своем заводе площадью 50 000 квадратных футов, а область, в которой вы размещаете материалы, находится в задней части здания, предоставьте им как можно более легкий доступ. Не позволяйте им припарковаться у входа в здание, а затем тащите свое снаряжение до самого конца, если вы можете ему помочь. Если есть способ проехать в обратном направлении, дайте средствам массовой информации знать направления движения в своем пресс-релизе и четко обозначить способ их прибытия.

Вы также хотите рассмотреть, какая зона вашего учреждения строго запрещена. Например, если вы не можете избежать долгой прогулки, действительно ли вы хотите, чтобы СМИ проходили через все ваше здание с камерами? Это не значит, что они начнут снимать все, что захотят. Но многие компании придерживаются строгой политики в отношении того, куда камеры и лица, не являющиеся сотрудниками, могут обращаться по частным причинам.

Тщательно продумайте свои визуальные эффекты. Дайте СМИ как можно больше практического опыта. Разговор о продукте в течение получаса, а затем ссылка на фотографию в брошюре — это то, что СМИ даже не должны показывать. Помните, что они передают визуальные эффекты вашим потенциальным клиентам (их зрителям или читателям), поэтому важно помнить свою аудиторию, чтобы вы могли получить необходимое освещение.

Включите информацию о вашем мероприятии и раздайте ее средствам массовой информации. Эта информация поможет им написать историю, но также поможет вам лучше контролировать новости, поскольку вы предоставляете им важную информацию.

Не забудьте сделать ваш медиа-контакт доступным для вопросов. Если у репортера есть дополнительные вопросы, они должны быть в состоянии быстро получить ваш контакт со СМИ. Обязательно включите номер телефона контакта со СМИ и любую другую контактную информацию в свой пресс-кит.

Вам не нужно ограничивать представителей своего мероприятия своим собственным контактом со СМИ. Если сотрудник может дать лучший звуковой прикус, потому что у него больше опыта в разработке и работе с определенным продуктом, обязательно сделайте его доступным для вопросов.

Если вы планируете поговорить на камеру или с журналистом, подумайте о том, что вы хотите сказать заранее. Это может помочь найти друга, который не знаком с вашим бизнесом, перечитать ваш пресс-кит и задать вопросы, которые у него есть. Из этих вопросов, а также из своего собственного мозгового штурма, составьте список ответов. Вы не хотите, чтобы звучали репетиции, но вы не хотите звучать неподготовленными или много говорить «Умм …».

Вы также хотите рассмотреть различные типы носителей. У газеты другие потребности, чем у телевидения, и наоборот. Газетный репортер может задать вам вопросы, которые сильно отличаются от телевизионного репортера . У каждого средства есть свои способы представления новостей, поэтому им нужен тип, который лучше всего подходит их аудитории.

Станция или газета вполне могут послать фотографа или видеооператора вместо репортера. Это не значит, что ваша история не важна для них. Их бы не было, если бы они не планировали освещать вашу историю, так что относитесь к тому, кто появляется очень хорошо.

Если видеооператор тащит свое снаряжение, не передавайте ему пресс-кит прямо сейчас. Предложите нести его для него, пока он не сможет получить нужные ему снимки. Отношение к нему или к ней как к гражданину второго сорта вернет его на станцию ​​и может снизить ваши шансы на будущее освещение.