Советы по использованию шаблона для написания сопроводительного письма

Первый шаг — просмотреть образцы сопроводительных писем и найти шаблон сопроводительного письма, который подходит именно вам. Проверьте выборку различных сопроводительных писем для различных областей, положений и обстоятельств.

Найдя его, скопируйте и вставьте его в свое программное обеспечение для обработки текста. 

Теперь, когда у вас есть общий шаблон для работы, начните упорядочивать информацию в соответствии со структурой шаблона и вводить свои собственные данные. Организация должна быть примерно такой:

Заголовок: Первым набором контактной информации будет ваше имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Затем измените дату на дату, когда вы будете отправлять письмо. Затем укажите имя получателя и его название, затем название компании, а затем адрес офиса.

Первый абзац:  представьтесь и укажите, на какую позицию вы претендуете. Кратко объясните ваш интерес к компании. Если кто-то из ваших знакомых направил вас в компанию, укажите его имя здесь.

Второй абзац:  обобщите ваш опыт работы, связанный с работой, на которую вы претендуете, включая ваше образование, если это необходимо. 

Третий абзац:  сосредоточьтесь на том, как ваши профессиональные и личные качества соответствуют требованиям компании на эту должность. Вы можете  использовать таблицу  в теле вашего сопроводительного письма, чтобы передать эту информацию в четкой и сжатой форме.

Избегайте широких обобщений, и вместо этого предоставьте осязаемые анекдоты и конкретные доказательства ваших качеств. Например, вместо того, чтобы сказать: «У меня отличные лидерские качества», вы могли бы сказать: «За последние пять лет я успешно руководил отделом продаж из десяти человек, и мы увеличили размер прибыли компании на 75 процентов».

Заключение: В  завершение поблагодарите вас и упомяните, что через неделю (или всякий раз, когда вы планируете связаться) свяжемся с вами, чтобы подтвердить получение сопроводительного письма. Завершите ваше письмо официальным закрытием .

Когда вы корректируете свое сопроводительное письмо , убедитесь, что сопроводительное письмо звучит так, как будто оно написано вашими собственными словами — в конце концов, так и должно быть. Можно использовать шаблон или образец, чтобы ознакомиться с форматом и тоном сопроводительного письма, но в конечном итоге вы хотите, чтобы письмо воплощало ваш собственный голос и отражало ваш собственный индивидуальный опыт.

Поэтому убедитесь, что вы  персонализировали тело письма,  потому что работодатель узнает, просто ли вы скопировали и вставили образец. Попробуйте изменить формулировку и использовать различные прилагательные, если можете.

Тезаурус может пригодиться здесь, но очень важно, чтобы вы избегали причудливых слов или крайне формального тона. Хотя ожидается некоторая степень формальности, так как это деловое письмо, вы хотите, чтобы к нему обращались как к доступному и представительному человеку.

Вы не хотите оставлять своего читателя косноязычным с помощью фразы вроде «Я обладаю потрясающими административными способностями и выдающимся коммуникативным мастерством», поэтому сохраняйте текст естественным и прочитайте сопроводительное письмо вслух, когда оно будет сделано, чтобы убедиться, что оно течет. 

Теперь, когда у вас написано сопроводительное письмо, пришло время установить форматирование. Вы должны использовать стандартный тип шрифта, в идеале Times New Roman, хотя Грузия или аналогичный, простой и удобный для чтения шрифт также приемлем. Размер должен быть от 10 до 12. 

Затем отформатируйте поля в вашей программе обработки текста от 1 до 1,5 дюймов.

Вы должны настроить эти параметры, а также длину фактического содержания сопроводительного письма, чтобы итоговый документ помещался на одной странице.

Наконец, пришло время сохранить ваше сопроводительное письмо. Имя файла должно быть коротким и приятным; хороший стандарт — это имя, фамилия, а затем «сопроводительное письмо». Например: LeahMcMahonCoverLetter.

Если вы подаете заявление в несколько компаний и хотите, чтобы ваши документы были прямыми, вы можете сохранить их как имя, фамилию, а затем компанию, в которую вы обращаетесь. Например: LeahMcMahonABCommunications.

Наконец, сохраните файл в формате PDF, чтобы сохранить всю тяжелую работу по написанию основной части письма и правильному форматированию.