Шаблон профессионального делового письма

Деловое письмо — это профессиональная переписка . Если вы пишете сопроводительное письмо,  рекомендательное письмо или  благодарственное письмо , вам нужно будет следовать формальным правилам делового письма. Следование этим рекомендациям важно. Он задает тон для серьезного отношения к переписке и гарантирует, что получатель письма сможет сосредоточиться на вашем сообщении (а не на форматировании несоответствий, опечаток или любых других мелких ошибок). 

Прежде чем написать — или доработать — ваше следующее деловое письмо, уделите некоторое время тому, чтобы проанализировать, как форматировать письмо , от выбора шрифта до стиля, а также подходящих для использования приветствий и подписей. 

Примечание о форматах для деловых писем. Существует три основных стиля деловых писем:

• Формат блока :  в этом стиле весь текст выравнивается по левому краю. Пропустить одну строку между каждым разделом.
• Модифицированный формат блока:  большая часть содержимого выравнивается по левому краю в этом стиле, как и в букве формата блока. Вот исключения: для вашей контактной информации и бесплатного закрытия перейдите в центр страницы и напишите информацию там.
• Формат полублока. Этот формат  также иногда называют форматом с отступом. Этот стиль аналогичен измененному формату блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ.

Любой из этих стилей является приемлемым для использования в деловом письме, но, поскольку правила для блочного формата являются настолько четкими, это может быть более простым вариантом для выбора. У многих программ обработки текста есть шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать ваше письмо. Какой бы формат вы ни выбрали, убедитесь, что буква одинарная, и пропустите пробел между каждым абзацем и разделом.

Внешность имеет значение! Деловое письмо — это профессиональная переписка, но она не будет восприниматься таким образом, если вы выберете дурацкий шрифт или много опечаток. Вот несколько рекомендаций, которым нужно следовать: 

• Выберите  подходящий шрифт  и размер шрифта. 
• Избегайте случайного языка или сленга. 
• Предотвратите опечатки и грамматические ошибки,   тщательно читая корректуру .
• Если вы распечатываете письмо, подумайте о выборе качественной бумаги. Какую бы бумагу вы ни выбрали, аккуратно сложите письмо, прежде чем положить его в конверт. Если вы можете, введите адрес получателя на конверте; если это невозможно, используйте свой самый аккуратный почерк. 

Ваша контактная информация:  включите вашу  контактную информацию  в следующем порядке.

Ваше имя
Ваш адрес
Город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
Примечание. Если вы используете персонализированный фирменный бланк, содержащий эту информацию, не используйте этот раздел.

Дата:  в Соединенных Штатах формат записи даты — месяц, дата и год. Например,  3 сентября 2018 года . Не сокращайте месяц.

Контактная информация получателя.  Включите контактную информацию человека, которому вы пишете. Если у вас нет конкретного имени, не указывайте это.

Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие:  начните букву с приветствия, такого как «Дорогой», за которым следуют название и имя. Смотрите другие примеры  соответствующих поздравлений для использования в деловом письме , а также советы о том, что делать, если у вас нет конкретного контактного лица. Следуйте за именем человека с двоеточием.

Уважаемый господин / госпожа. Фамилия:

Тело делового письма

Держите ваше письмо простым и целенаправленным, поэтому цель вашего письма ясна.

Первый абзац вашего делового письма должен содержать представление о том, почему вы пишете. Затем в следующих параграфах предоставьте больше информации и подробностей о вашем запросе. В последнем параграфе следует повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за рассмотрение вашего запроса.

Пробелите ваше письмо и выровняйте письмо слева. Оставьте пустую строку между каждым абзацем.

Бесплатное закрытие :

С уважением,

Подпись:

Рукописная подпись  (для письма по почте)

Типизированная Подпись

Это пример профессионального делового письма. Загрузите шаблон профессионального делового письма (совместимый с Документами Google и Word Online) или см. Ниже дополнительные примеры.

Ошеломлены все шаги, связанные с форматированием переписки делового письма? Шаблон может помочь. Шаблоны писем Microsoft доступны для бесплатной загрузки для пользователей Microsoft Word или доступны в вашей программе Word, чтобы использовать их для создания различных деловых и рабочих писем.

Если вы не знаете, что написать текст делового письма, ознакомьтесь с этими примерами писем о поиске работы и трудоустройстве .