Примеры писем сотрудников и электронной почты

Независимо от того, чем вы занимаетесь, вам нужно будет профессионально переписываться со своим начальником, коллегами и / или сотрудниками на протяжении всей вашей карьеры. Иногда это будет связано с отправкой физического письма, в других случаях потребуется только быстрое электронное письмо .

Убедитесь, что вы знаете основные правила отправки вежливых и профессиональных писем и электронных писем . Также ознакомьтесь с письмом и примерами электронной почты ниже. Используйте их как шаблоны для запуска ваших собственных сообщений.

Выберите правильный метод. Принимая решение об отправке физического письма или электронного письма, тщательно продумайте ситуацию. Если время имеет существенное значение (например, если у вас экстренная помощь в семье и вам нужен выходной день), электронная почта, вероятно, является лучшим выбором. Если время не так важно, и вы хотите быть официальным, вы можете отправить официальное деловое письмо .

Отправь это нужным людям. Подумайте, кому нужно получить ваше сообщение. Если вы увольняетесь с работы или увольняете кого-то, вам может потребоваться отправить сообщение не только конкретному человеку, но и кому-то из сотрудников отдела кадров. Если вы отправляете прощальное письмо своим коллегам, рассмотрите возможность отправки отдельных сообщений каждому человеку.

Будь профессионалом. Даже если вы отправляете быстрое сообщение, убедитесь, что ваш тон всегда вежливый и профессиональный. Избегайте непрофессионального языка (такого как сленг или сокращения), смайликов и отвлекающих шрифтов и форматов. Если содержание сообщения связано с бизнесом, используйте деловой тон.

Включите соответствующее приветствие и закрытие. Отправляете ли вы электронное письмо или письмо, включите профессиональное приветствие с именем человека. Также включают закрытие и вежливую подпись. Если это электронное письмо, включите подпись электронной почты с вашей контактной информацией. Если это письменное письмо, включите собственноручную подпись.

Держи это кратко. Держите ваше сообщение как можно короче. Вы можете включить краткое введение, такое как «Я надеюсь, что ваш день идет хорошо». Затем быстро погрузитесь в причину написания. Включите только необходимую информацию.

Если вы сделаете это коротким, получатель с большей вероятностью его прочтет.

Редактировать, редактировать, редактировать. Всегда тщательно вычитать свое сообщение для орфографических и грамматических ошибок перед его отправкой. Профессиональные электронные письма всегда должны быть четкими и легко читаемыми.

Всегда приятно доставлять хорошие новости или поздравлять коллег с их успехами. И, в отличие от личных пожеланий, коллега может сохранить письмо или электронное письмо для просмотра позже. С благодарными письмами вы можете даже копировать менеджеров и других коллег, чтобы распространять хорошие новости. Вот несколько примеров, которые помогут вам получить правильную формулировку.

• Письмо с благодарностью
• Поздравления Примечание Примеры
• Промо поздравления
• Письма благодарности сотрудника

Если вам нужно сообщить плохие новости, будь то соискатель или уже работающий сотрудник, эти примеры писем помогут. 

Когда дело доходит до написания писем с плохими новостями: не хороните сообщения. Поместите необходимую информацию (например, к  сожалению, вы не получили эту работу  или  из-за спада заказов, мы снижаем зарплату всех сотрудников на 10 процентов. ) В первом абзаце или даже в первом предложении письма. Будьте прямолинейны и точны в своей формулировке. Получатели должны быть в состоянии быстро воспринимать новости. 

• Сообщение об отказе кандидата
• Письмо об отказе кандидата
• Письмо о сокращении зарплаты
• Письмо о прекращении

Если вы подаете заявление на новую работу, эти примеры должны помочь вам составить хорошо сформулированный запрос о предоставлении справки, интервью и многом другом. В этот список также включены способы ответа, когда компания делает вам предложение. 

• Запрашиваемая ссылка по электронной почте
• Примеры письма о заинтересованности
• Принять предложение о работе
• Встречное предложение по электронной почте
• Отклонить предложение о работе

Вот помощь, когда вы пытаетесь получить новую должность в компании, в которой вы работаете, хотите ли вы получить повышение по службе или перейти на другую должность или в другое место. 

• Сопроводительное письмо
• Письмо с просьбой о переводе
• Пример письма с запросом на перевод задания — перемещение

Делаете ли вы первоначальное предложение о работе или приветствуете сотрудника после длительного отпуска, вот несколько примеров того, что вы можете сказать. Такое письмо действительно может помочь установить тон для новых (или возвращающихся) сотрудников, а также сделать переход на рабочее место плавным.  

• Письмо с предложением о работе
• Добро пожаловать на борт письма
• Добро пожаловать обратно из письма о декретном отпуске
• Добро пожаловать обратно из больничного листа

Чего ты хочешь? Больше денег? Постоянная должность? Вы найдете слова в этих образцах писем.

• Попросите поднять письмо
• Запрос на повышение сообщения электронной почты
• Письмо об увеличении зарплаты
• Пример сопроводительного письма Temp to Perm

Когда вы запрашиваете работу на дому на регулярной или временной основе, вам необходимо передать именно то, что вы хотите, а также то, как это изменение может принести пользу компании. Эти примеры показывают вам, как.

• Письмо-запрос на работу из дома
• Письмо-запрос о работе из дома
• Письмо-запрос «Работа из дома» — переезд

Вот несколько способов объяснить, почему вы не попали в офис из-за больничного дня, из-за чрезвычайной ситуации или просто из-за того, что проспали через будильник. 

• Отсутствует на рабочем месте
• Письмо с опозданием на работу
• Sick Day Email Message

Эти примеры вы охватили, от подачи заявления об отставке до прощания с коллегами.

•  Прощальное послание коллегам
• Письмо прощай
• Письма об отставке

Вот как можно официально принять отставку, а также написать ссылку на бывшего сотрудника или коллегу. Мы также покажем вам, как проверить, что в вашей компании работал текущий или бывший сотрудник.

• Принять отставку
• Письмо с подтверждением занятости
• Справочные письма по электронной почте

Эти примеры должны помочь, когда найти нужные слова особенно сложно. 

• Извинение за письмо о поведении
• Извинение за ошибку
• Сочувствие письмо