Содержание
/business-letter-layout-example-2059703_v1-5bc4be9bc9e77c0051f08640.png)
При написании делового письма, макет Вашего письма очень важен, так что это будет легко читать и выглядит профессионально. Так же, как вы используете подходящее приветствие и закрытие, ваше правописание и грамматику, а также тон, который вы используете.
Ниже приведена информация о деловых письмах, включая выбор шрифта , интервал между абзацами, форматирование , поля, что включать в каждый абзац, как закрыть письмо и пример правильного макета для делового письма.
Буквенный шрифт и интервал
- Правильно расположите макет деловых писем, которые вы пишете, с пробелом между заголовком, приветствием, каждым абзацем, заключительным словом и вашей подписью.
- Пробел между буквой и пробел между каждым абзацем. При отправке печатных букв оставляйте два пробела до и после своей подписи.
- Выровняйте по левому краю свое письмо, чтобы ваши контактные данные, дата, письмо и ваша подпись были выровнены по левому краю.
- Используйте обычный шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri или Verdana. Убедитесь, что размер шрифта, который вы используете, достаточно велик, чтобы вашему читателю не нужно было достать их очки — стандартный размер шрифта для этих шрифтов составляет 10 или 12 пунктов.
Если вы отправляете свое деловое письмо в очень консервативную организацию, лучше всего использовать традиционный шрифт Times New Roman 12 пунктов. Ни при каких обстоятельствах не используйте необычные шрифты, такие как Comic Sans, или рукописные шрифты, такие как Lucida, в деловой переписке.
Деловой Письмо Этикет и Тон
- Приветствие : все еще стандартно использовать имя получателя (г-н, миссис, г-жа, доктор, профессор, судья) перед фамилиями в приветствии официальной деловой переписки (пример: «Уважаемый г-н Смит»). Слово «Дорогой» всегда должно предшествовать имени получателя; не просто используйте их имя само по себе, как вы могли бы сделать при обычной переписке. Кроме того, избегайте начинать деловую переписку с открытий, таких как «Привет», «Привет» или «Доброе утро» — деловые письма всегда должны начинаться с «Уважаемый [имя и фамилия получателя]», если вы не используете приветствие «Кому это?» Может беспокоить »(в случаях, когда вы не знаете имя получателя).
- Закрытие : Ваше закрытие должно быть ошибочным на стороне консерватора. Приемлемые закрытия для использования включают в себя: «С уважением», «Искренне ваш», «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «Спасибо», «Спасибо за ваше внимание», «С уважением» и «Очень уважительно» (это, часто сокращенно «V / R», обычно используется в военной деловой переписке). Не используйте случайные закрытия, такие как: «Позже», «Приветствия», «Сердечно», «Спасибо!», «TTYL» или «Тепло».
- Выбор слова и грамматика. Хотя ваш выбор слова для деловых писем не должен быть слишком высокопарным, цветочным или витиеватым, вам также следует избегать использования сленга, сокращений / аббревиатур, смайликов или текстовых речей. Ни в коем случае не следует использовать фрагменты предложений, которые обычно используются при отправке текстовых сообщений. Вместо этого используйте полные предложения, следя за соединениями запятых (где два полных предложения объединяются запятой). Тщательно проверяйте на наличие орфографических и грамматических ошибок.
- Бумага. Если вы пишете официальное деловое письмо для отправки по почте, а не по электронной почте, то используемой вами бумагой должна быть стандартная белая бумага для бумаг приличного веса — не используйте цветные или яркие канцелярские товары, которые могут быть использованы в маркетинге — «нежелательная почта». Хорошо разместить простой деловой логотип в верхней части листа.
Пример макета делового письма
Ваша контактная информация
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты
Свидание
Контактная информация получателя
Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс
Приветствие
Уважаемый г-н. Фамилия:
Основная часть письма Первый абзац вашего делового письма должен содержать представление о том, почему вы пишете.
Затем в следующих параграфах предоставьте больше информации и подробностей о вашем запросе.
В последнем параграфе следует повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за рассмотрение вашего запроса.
Повторюсь:
С уважением,
Подпись:
Рукописная подпись (для печатного письма)
Типизированная Подпись
Просмотрите образец делового письма
Это пример делового письма. Загрузите шаблон делового письма (совместимый с Документами Google и Word Online) или см. Ниже дополнительные примеры.
:max_bytes(150000):strip_icc():format(webp)/2059703v2-5ba5781c46e0fb002517d45b.png)
Просмотрите образец делового письма (текстовая версия)
Ксавье Лау
123 Business Rd.
Бизнес Сити, Нью-Йорк 54321
555-555-5555
xavier.lau@email.com
1 сентября 2018 г.
Порция Ли
Владелец
Acme Travel
321 Metropolis Ave.
Новый Город, Нью-Йорк 12345
Уважаемая г-жа Ли!
Я пишу вам сегодня от имени Happyland Helpers. Мы небольшая организация, которая помогает семьям с низкими доходами, которые нуждаются во внешкольной помощи своим маленьким детям. Мы предлагаем гранты семьям и бесплатный транспорт для их детей, чтобы они могли посещать один из местных дошкольных детских учреждений.
Каждый год мы проводим мероприятие по сбору средств: карнавал Happyland в средней школе Floyd Rosedale. Я надеюсь, что вы, возможно, заинтересуетесь нашим молчаливым аукционом и лотереей.
Мы ищем такие предметы, как подарочные корзины, предметы домашнего обихода, игрушки и другие полезные предметы. Денежные пожертвования также приветствуются, если вы предпочитаете. В этом году все средства пойдут на покупку нового фургона, который нам нужен для перевозки детей.
Если вы заинтересованы в том, чтобы сделать пожертвование, сообщите мне об этом по электронной почте xavier.lau@email.com или по телефону (555-555-5555), если у вас есть какие-либо вопросы.
С уважением,
Ксавье Лау
Загрузка...