Лучшее форматирование для делового письма

Деловое письмо — это официальный документ, часто отправляемый, например, из одной компании в другую или из компании ее клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам. Деловые письма также используются для профессиональной переписки между людьми. Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой переписки, распечатанные деловые письма по-прежнему используются для многих важных, серьезных видов переписки, включая  рекомендательные письма ,  подтверждение занятости ,  предложения о работе и многое другое.

Написание эффективного, отточенного делового письма может быть простой задачей, если вы придерживаетесь установленных правил для макета и языка. Поймите, что ваш получатель читает значительную часть корреспонденции на регулярной основе и будет отдавать предпочтение хорошо выполненным письмам, которые не содержат опечаток и грамматических ошибок. Хорошее эмпирическое правило состоит в том, чтобы вычитать его дважды, а затем попросить коллегу просмотреть его, чтобы убедиться, что ничего не пропущено.

Каждый раздел вашего письма должен придерживаться соответствующего формата, начиная с вашей контактной информации и информации вашего получателя; приветствие ; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.

Ниже представлен традиционный формат делового письма с советами о том, как его оформить, исходя из ваших отношений с читателем и желаемого результата.

Ваша контактная информация :
Ваше имя
Ваша должность Должность
Ваша компания
Ваш адрес
Город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Свидание

Контактная информация получателей:
их имя,
их название,
их
компания, адрес компании,
город, почтовый индекс.

Приветствие :

• Используйте « Кому это может касаться », если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
• Используйте официальное приветствие «Уважаемый г-н. [Фамилия] », если вы не знаете получателя.
• Используйте «Уважаемый [Имя]», только если у вас есть неформальные отношения с получателем.

Тело

Основы форматирования:

• Используйте строки с одинарным интервалом с добавлением пробела между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
• Выровняйте по левому краю ваше письмо (против левого поля).

Ударь правильный тон:

Объясните цель вашего письма простым и целенаправленным языком, оставив вступительный абзац кратким. Вы можете начать с «Я пишу со ссылкой на…» и оттуда сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие параграфы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное понимание ваших целей, но избегает извилистых предложений и ненужных длинных слов. Опять же, будьте лаконичны, чтобы поддержать их внимание.

Если ваше намерение состоит в том, чтобы каким-то образом убедить получателя, будь то инвестировать деньги, дать вам рекомендацию, нанять вас, установить партнерские отношения с вами или решить проблему, создайте убедительные доводы для вашего дела. Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительную акцию, определите любое совпадение с филантропическими целями их компании. Убедите читателя, что помощь вам будет взаимовыгодной, и вы увеличите свои шансы на получение их поддержки.

Оставьте свой заключительный абзац в двух предложениях. Просто подтвердите причину написания и поблагодарите читателя за рассмотрение вашего запроса.

Бесплатное закрытие :
некоторые хорошие варианты для вашего закрытия включают в себя:

•  С уважением,
•  Искренне Ваш,
•  Сердечно,
•  С уважением,

Если ваше письмо менее формально, рассмотрите возможность использования:

• Всего наилучшего,
• Лучший,
• Спасибо,
• С Уважением,

Подпись:

Напишите свою подпись прямо под своим заключительным словом и оставьте четыре пробела между заключительным словом и вашим полным именем, названием, номером телефона, адресом электронной почты и любой другой контактной информацией, которую вы хотите включить. Используйте формат ниже:

Ваша рукописная подпись

Напечатано полное имя
Заголовок

Вы можете использовать этот образец делового письма в качестве модели. Загрузите шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) или прочитайте текстовую версию ниже.

Если вы отправляете письмо по электронной почте, ваша подпись будет немного отличаться . Вместо того, чтобы указывать свою контактную информацию в заголовке письма, укажите ее под своей подписью. Например:

Включите тему, о которой вы пишете, в строку темы письма, чтобы читатель понял, почему вы отправляете сообщение.

В этих руководствах вы найдете более подробные советы о  том, как написать деловое письмо , включая выбор шрифта, выбор полей и правильное форматирование письма.

Всегда полезно посмотреть на примеры, чтобы получить идеи для вашей собственной корреспонденции. Просмотрите  образцы писем, в том числе сопроводительные письма, благодарственные письма об интервью, последующие письма, письма о приеме на работу и отказе от работы, письма об отставке, благодарственные письма и другие образцы деловых и трудовых писем .