Как начать письмо с профессиональными примерами приветствий

Какой лучший способ начать письмо? При написании письма в профессиональных целях, соответствующее приветствие крайне важно. Ваше приветствие задает тон для вашего письма или сообщения электронной почты и является показателем ваших  навыков общения .

Принимая решение,  какое приветствие использовать , вы должны подумать, знаете ли вы этого человека и насколько хорошо.

В противном случае лучше всего использовать  Mr., Ms. или Dr  в качестве  подходящего делового письма . Если у вас есть какие-либо сомнения относительно того, какое приветствие вам следует использовать, сделайте ошибку с осторожностью и используйте более формальный стиль обращения.

Постарайтесь не поддаваться искушению начать свое профессиональное письмо с неофициальных приветствий, таких как «Привет», «Привет», «Привет» или «Доброе утро», если вы не знаете имя своего контактного лица.

Хотя эти неформальные стили приветствия подходят для обычных писем друзьям или даже для более официальных писем, которые вы можете рассылать группам людей, в профессиональном письме вам нужно будет использовать личное приветствие, одно из которых будет первым и / или фамилия («Уважаемый мистер Доу») или должность («Уважаемый менеджер по найму»).

Всегда проверяйте правильность написания имени получателя письма. В противном случае у вас будет плохое впечатление с самого начала вашего письма. Кроме того, не забывайте включать период после «Мистер» и «мисс» Приветствуйте вас двоеточием (например, «Дорогая мисс Доу»).  

Эти поздравления подходят для профессионального общения.

• Уважаемое имя, фамилия; например, дорогой Джон Доу
• Уважаемый господин / госпожа. Фамилия; например, дорогой мистер Доу или дорогая мисс Доу
• Уважаемый господин / госпожа. Имя Фамилия; например, Уважаемый г-н Джон Доу или Уважаемая г-жа Джейн Доу
• Уважаемый менеджер по найму
• Уважаемые дамы и господа
• Для предъявления по месту требования
• Уважаемый менеджер по персоналу
• Уважаемое Название Компании Рекрутер; например, Уважаемый ABC Company Recruiter

Следующее приветствие не подходит для официальных писем или сообщений электронной почты.

• Хорошего дня
• Доброе утро или день (вы не знаете, когда они получат письмо или электронное письмо)
• Приветствую
• Здравствуй
• Всем привет
• Привет
• Привет всем

Если это вообще возможно, используйте имя контакта при написании. Это делает ваше письмо более личным и создает непосредственные отношения с читателем. Если у вас нет контактного имени, вы можете провести некоторое исследование, чтобы найти  нужного человека, которому нужно адресовать ваше письмо .

Иногда имя будет на веб-сайте компании, или вы сможете найти нужного человека на LinkedIn. Возможно, кто-то из ваших коллег или контактов может знать, кто может быть подходящим человеком. Вы также можете позвонить в офис неизвестного лица, которому вы пишете, и спросить у администратора, как его зовут, объяснив причину звонка.

Например:  «Я подаю заявку на работу в вашей компании. Можете ли вы назвать мне имя вашего менеджера по найму, чтобы я знал, кому  адресовать мое сопроводительное письмо ? »

Не требуется много дополнительного времени, чтобы попытаться найти имя, и настроение, которое оно передает, того стоит.

Иногда, несмотря на все ваши усилия, вы просто не можете найти имя, к которому вы обращаетесь. В этом случае у вас есть множество вариантов, каждый из которых является профессиональным и подходящим. Чем больше у вас информации о том, куда вы отправляете письмо, тем лучше (например, в отдел кадров компании или к руководителю отдела, связанного с вашим запросом). Таким образом, вы можете сделать более точный выбор при выборе приветствия.

После вашего приветствия вы начинаете свой первый абзац, который обычно представляет собой введение, которое позволяет читателю узнать, кто вы и о чем пишете. Если у вас есть общий знакомый, который направил вас к читателю, вы должны  упомянуть их в это время .

Тело вашего письма обычно состоит из одного или двух абзацев текста. Здесь вы можете уточнить тему вашего письма и предоставить дополнительные сведения по теме. Вы хотите, чтобы это было кратким и уместным для человека и темы. Будьте внимательны, но не повторяйте себя и не говорите о неважных деталях.

Далее вам нужно подвести итог вашего письма. Ваше резюме должно включать спасибо человеку за его или ее время и внимание. Если вы планируете последующее наблюдение, вы также можете предоставить подробную информацию о том, когда и как вы свяжетесь с ним или с ней.

Завершите свое  профессиональное письмо заключительным словом , таким как «Искренне» или «С уважением». Если вы планируете отправлять письмо по почте, за вашей подписью должно следовать напечатанное имя. Если вы отправляете электронное письмо, за вашим введенным именем должна следовать ваша контактная информация, которую вы можете ввести вручную или сделать это автоматически. Вот  как настроить автоматическую подпись электронной почты .